Worum geht es?
Die Finanzverwaltung prüft im Rahmen von Betriebsprüfungen regelmäßig, ob Unternehmen eine ordnungsgemäße Buchführung haben. Wie eine ordnungsgemäße Buchführung auszusehen hat, ergibt sich seit dem 01.01.2015 aus den sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„, vereinfacht „GoBD“ genannt. Diese GoBD legen unter anderem fest, dass jedes Unternehmen eine sogenannte Verfahrensdokumentation haben und einhalten muss. Fehlt eine solche, kann das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen.
Kommt das wirklich vor?
Wir haben bislang keinen praktischen Fall erlebt, in dem allein wegen des Fehlens einer Verfahrensdokumentation die Buchführung beanstandet wurde. Allerdings war für die Jahre 2015 und 2016 vom Bundesministerium der Finanzen angeordnet worden, die neue Pflicht nicht streng zu prüfen. Die Unternehmen sollten Zeit haben zur Einführung einer Verfahrensdokumentation und zur Umsetzung der anderen Neuerungen. Vor allem Unternehmen mit Barkasse waren von zahlreichen neuen Vorschriften betroffen. In den meisten Fällen waren diese neuen Vorschriften mit der teuren Anschaffung einer modernen elektronischen Registrierkasse verbunden.
Diese Schonfrist ist seit dem 01.01.2017 zu Ende. Es ist daher in Zukunft zumindest wahrscheinlich, dass auch die Vorlage einer Verfahrensdokumentation verlangt wird. Die Folgen einer fehlenden Dokumentation können wir nicht abschätzen. Selbst Hinzuschätzungen sind durchaus möglich.
Achtung bei Barkassen
Unternehmen mit Barkasse müssen mit Hinzuschätzungen nahezu sicher rechnen. Der Bundesfinanzhof, das höchste Gericht in Steuersachen, hat mit Urteil vom 25.03.2013 entschieden, dass das Fehlen der Betriebsanleitung und aller Programmänderungen einer programmierbaren Kasse einen formellen Fehler darstellt, der zu Hinzuschätzungen berechtigt. Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation soll dem gleichstehen.
Die Finanzverwaltung überlegt derzeit, Steuerberater in Haftung zu nehmen, die insolvente Mandanten ohne Verfahrensdokumentation betreuen. Sollte dies zur Regel werden, werden Steuerberater keine Mandanten ohne Verfahrensdokumentation mehr betreuen können. Soweit ist es aber zur Zeit noch nicht.
Was ist die Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation ist eine Zusammenfassung, wie die Buchführung im Betrieb organisiert ist. Kurz gefasst steht darin, wer wann wo welche Belege abheftet; wer im Unternehmen den Posteingang öffnet und erfasst; wer Rechnungen schreibt und wo diese abgelegt werden; wie die Rechnungen kontrolliert werden; und wie und wo die Archivierung aufbewahrungspflichtiger Belege stattfindet und welche Belege vernichtet werden.
Wie groß ist der Aufwand?
Der Deutsche Steuerberaterverband hat ein kostenfreies Muster einer Verfahrensdokumentation erstellt. Mit diesem Muster ist es in vertretbarer Zeit möglich, eine Verfahrensdokumentation für das eigene Unternehmen zu erstellen. Wir empfehlen aber dringend, diese Aufgabe in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater zu erstellen. Wenn Sie unsere Kanzlei damit beauftragen, gehen wir von einem Aufwand von im Durchschnitt 1-2 Tagen aus. So stellen Sie sicher, dass Ihre nächste Prüfung nicht schon mit der Feststellung des Fehlens der Dokumentation beginnt.